Ao contrário do que muitas empresas franqueadoras ou pretendentes a franquear seus negócios imaginam, depois de elaborados e devidamente assinados os documentos legais com os franqueados, não está terminada a relação de franquia. Isso porque, mais importante do que estabelecer um vínculo jurídico com os franqueados, é a manutenção do mesmo, que exige muita cautela e atenção por parte das empresas franqueadoras.
A manutenção legal da relação de franquia consiste basicamente na tomada das medidas necessárias para o estabelecimento de um bom relacionamento entre a franqueadora e os franqueados e é necessária para que as partes fiquem devidamente resguardadas na hipótese de instauração de conflitos graves.
Passemos à exposição de algumas medidas preventivas extremamente importantes para a rede:
Entrega da Circular de Oferta de Franquia no prazo legal, possuir contrato assinado com todas as unidades, bem como realizar as renovações contratuais nas datas corretas.
Dentre as ações que devem ser realizadas pela franqueadora, a manutenção formal dos documentos jurídicos é uma das principais. Isso porque, muito embora a relação de franquia seja baseada em parceria e confiança, a prática infelizmente demonstra que problemas entre franqueadora e franqueado são inevitáveis, sendo de fundamental importância estarem as partes resguardadas juridicamente, além do direito de ambas terem sua relação devidamente documentada.
Para tanto, é indicado que seja elaborado um cronograma com todas as datas dos documentos, devendo haver um rígido controle do departamento jurídico da empresa em relação a tal cronograma. Um simples deslize nesse sentido, como, por exemplo, a franqueadora não pegar a declaração de que entregou a Circular de Oferta de Franquia ao franqueado 10 (dez) dias antes da assinatura do primeiro documento jurídico, poderá acarretar na anulabilidade do contrato bem como na devolução de todas as quantias que o franqueado já tiver pago à franqueadora, nos termos do artigo 4º da Lei 8955/94.
Elaboração de Cartas, Advertências e Notificações
Deve a Franqueadora, através de seus funcionários, consultores de campo etc., realizar constantes visitas às unidades franqueadas para constatar a devida adequação ao sistema de franquia formatado. Na hipótese de se verificar irregularidades e/ou descumprimento dos padrões, é de fundamental importância que isso seja registrado através de carta/advertência/notificação (dependendo da gravidade do problema constatado), a fim de que o franqueado infrator possa tomar as medidas necessárias para a correção da falha, bem como fique devidamente documentado o fato, pois, na hipótese de futuramente ser instaurado um conflito grave ter-se-á provas das infrações cometidas, de uma parte à outra.
Elaboração de atas das reuniões
Realizar reuniões com os franqueados é extremamente saudável para a rede, sendo de suma importância o registro de todas as decisões tomadas nos encontros. Por isso, é aconselhável que tudo seja registrado em um livro de ata assinado por todos os presentes, para que fique devidamente documentado que todos se tornaram cientes das discussões e decisões tomadas, protegendo tanto a franqueadora como os franqueados.
Elaboração de Documentos Jurídicos diversos
É bastante comum ocorrer, por exemplo, o repasse de uma franquia já existente para um outro franqueado, ou até mesmo para a franqueadora. Nesse caso, é essencial que sejam firmados todos os instrumentos jurídicos pertinentes, assegurando os direitos tanto daqueles que saem da relação, como daqueles que entram para a rede.
Outros tipos de documentos jurídicos comumente precisam ser elaborados, tais como termos de aditamentos, confissões de dívidas, contratos diversos, dentre outros, devendo todas essas situações fátidicas estar devidamente registradas.
Adoção de Mediação e Arbitragem para a solução de conflitos
A intenção da manutenção preventiva da relação de franquia é justamente evitar que se instalem lides entre franqueadora e franqueado. No entanto, muitas vezes os conflitos acabam surgindo, sendo que, nesta hipótese, certamente a via judicial não é a mais indicada para a solução dos mesmos. Isso porque as ações judiciais, via de regra, são morosas, possuem um alto custo, expõem a empresa franqueadora (podendo prejudicar a marca) e, muitas vezes, acabam em decisões injustas, tendo em vista a falta de conhecimento do franchising pelos juízes.
Dessa forma, a adoção da Mediação e, caso não resolvido o conflito, a opção pela Arbitragem, são as vias indicadas para a solução de conflitos.
As vantagens do procedimento arbitral são inúmeras, tais como:
Ser realizada por árbitros de confiança das partes, conhecedores da matéria em questão;
Ser muito mais célere do que a via judicial;
Correr em sigilo;
Possuir um custo menor que uma demanda judicial.
Conclusão
Estas são apenas algumas medidas para a manutenção legal da rede, sendo que diversas outras ainda podem ser praticadas. O importante é possuir um monitoramento constante da relação de franquia, trabalhando preventivamente, tomando todas as precauções para que seja estabelecido e mantido um relacionamento saudável e afável com a rede, evitando a instauração de conflitos, disputas e ações judiciais, Assim, somente com uma rede bem estruturada e resguardada juridicamente poderá a franqueadora manter e expandir seus negócios de maneira organizada, justa e equilibrada.
