Desde o dia 1º de fevereiro, está disponível no site da ABF um novo processo associativo, agora totalmente automatizado. Mais prático, ágil, seguro e com informações mais completas, o novo sistema começou a ser estruturado há cerca de um ano, a partir da reestruturação do processo físico.
Após assumir a presidência do Conselho de Ética da ABF em janeiro de 2015, Gustavo Schifino lançou o desafio de migrar o sistema associativo do modo analógico para o digital ao Departamento Jurídico da entidade, com aprovação da presidente Cristina Franco.
“Havia uma necessidade urgente em virtude das dificuldades do projeto analógico, em que os documentos eram enviados de forma física”, conta Schifino.
O desafio foi assumido pelo departamento, tendo à frente o gerente jurídico Valério Travain. Segundo ele, o trabalho passou por três etapas: pessoas, processos e tecnologia. “Para alcançar a tão desejada eficiência era preciso criar um processo associativo muito bem definido, com etapas claras, prazos e procedimentos escritos. O trabalho começou com a implementação dessa nova cultura do processo em todos os envolvidos, especialmente na equipe. Com a equipe engajada, foi construído o processo. Depois foi só implantar a tecnologia. Essa foi a etapa mais tranquila, pois a ferramenta foi integrada a um processo já bem definido e que funcionava muito bem no dia a dia,” explica.
A Tribecca, fornecedora de tecnologia da ABF, foi a responsável pelo desenvolvimento e migração do sistema do meio físico para o digital. Somente no ano passado, mais de 500 processos de novos associados foram analisados ainda no antigo sistema. Já este ano, até o final de fevereiro cerca de 100 novos pedidos postulando associação ingressaram na ABF por meio do processo eletrônico.
Benefícios
A automatização do processo associativo da ABF beneficiou, de um lado, os postulantes à associação e, de outro, a própria entidade. O interessado em se associar não necessita mais imprimir todos os documentos e encaminhá-los à ABF. Basta preencher os formulários eletrônicos no link “Associe-se” e emitir o boleto para pagamento da Taxa de Análise do Processo Associativo. “O usuário faz o upload dos documentos no próprio sistema, acompanha o andamento do processo e prazos a serem respeitados e caso haja necessidade de ajustes, ele recebe e-mail com instruções e datas”, explica Travain.
A agilidade do sistema digital reduziu o tempo de análise dos processos e, consequentemente, de deliberação dos pedidos de novos associados por parte da Comissão de Ética, responsável por aprová-los em última instância. De forma on-line, o Departamento Jurídico recebe os documentos e faz um check list (checagem). Caso todos dos documentos tenham sido enviados conforme o Regulamento, o Departamento Jurídico faz a análise do conteúdo desses documentos. Estando todos em conformidade com as leis em vigor, em especial com a Lei de Franquias (8.955/94), o processo é encaminhado para a Comissão de Ética. Todo o processo é apreciado pelo Jurídico em no máximo 60 dias (15 para o check list e 45 para a análise técnico-jurídica), mas, se não houver qualquer objeção, em bem menos de 30 dias o processo é encaminhado para a deliberação final da Comissão de Ética.
Para o presidente do Conselho de Ética, o processo associativo eletrônico proporcionou uma série de benefícios que vão além dos prazos e da praticidade. “Do ponto de vista associativo, tem mais agilidade e um aspecto muito importante: a entidade tem um braço de sustentabilidade relevante e com o novo processo conseguimos eliminar impressão de papel, obter economia de combustível e, portanto, houve um impacto sustentável considerável”, observa Schifino, e completa: “Hoje, o interessado pode se associar de forma mais rápida e contar com toda estrutura e apoio da entidade para desenvolver sua atuação no mercado”.
O próximo passo é oferecer a opção de pagamento da taxa por cartão de crédito, o que, segundo o gerente jurídico da ABF, será implementado nos próximos meses. “Houve um ganho de eficiência muito grande, de otimização de tempo e eliminamos a impressão de papéis. Atualmente, a facilidade no processo de associação é incomparável”, conclui ele.
Não há um número limite para integrar o quadro associativo da ABF. Das nove categorias de associados, apenas seis passam pelo processo de análise da entidade: Franqueador, Master Franqueado Regional, Franqueado, Fornecedor, Conselho ou Associação de Franqueados e Potencial Franqueador.
Atualmente com cerca de 1.300 associados, a ABF promoverá neste mês de março um workshop dirigido a consultores e advogados associados para apresentar o novo processo e ouvir opiniões que possam ser úteis para aprimorá-lo.
